JOB offers in Institut Panos Grands Lacs (IPGL)

L’Institut Panos Grands Lacs (IPGL) est une ONGI spécialisée dans le domaine du pluralisme médiatique et de la diversité des médias au service de la démocratie en Afrique des Grands Lacs. Le siège régional de l’IPGL est établi à Bujumbura au Burundi, avec des bureaux nationaux en RDC et au Rwanda.

Actuellement, avec l’appui financier de la DDC/Coopération suisse et en collaboration avec l’Association burundaise des radiodiffuseurs (ABR), l’IPGL met en œuvre le projet sous régional Infos Grands Lacs dont l’objectif est de consolider les acteurs du secteur médiatique du Sud Kivu, du Rwanda et du Burundi et de renforcer l’accès du public à une information diversifiée, lui permettant le contrôle de l’action publique au sujet des actes et engagements des autorités.  Dans le cadre de ce projet, l’IPGL lance l’avis de recrutement d’un :

RESPONSABLE DE PROGRAMME – Projet Infos Grands Lacs

• Mission :

En collaboration très étroite avec le Coordinateur régional et le Responsable Administratif et Financier, le Responsable de programme est en charge de la mise en œuvre du projet selon le chronogramme établi et est garant de sa performance en termes d’atteinte des cibles et des résultats.

• Rôle :

En terme de mise en œuvre opérationnelle du projet

• Superviser la mise en œuvre générale du projet selon les standards méthodologiques et les engagements vis-à-vis du bailleur de fonds ;
• Planifier, mettre en œuvre et suivre les activités du projet ;
• Apporter un appui technique direct aux activités du projet et aux principaux bénéficiaires ;
• Rédiger les divers TDR du projet (activités, consultances…) ;
• Vérifier la conformité des livrables des partenaires, notamment ceux donnant lieu à paiement ;
• Contrôler l’atteinte des cibles mensuelles, annuelles et pluriannuelles ;
• Anticiper, identifier et gérer les risques du projet et les traiter en lien direct avec le Coordinateur régional ;

En terme de management d’équipe

–   Manager l’équipe des Chargé(e)s de mission, la piloter et l’encourager pour atteindre les objectifs cibles du projet ;

• Animer un réseau des partenaires médiatiques impliqué dans la mise en œuvre du projet.

En terme de reporting

• Gérer les tâches de reporting selon les procédures établies et le calendrier établi ;
• Soumettre des rapports et autres livrables au Coordinateur régional.

En terme de suivi-évaluation

• Appuyer techniquement la mise en place du système de S&E de l’IPGL auprès des principaux bénéficiaires direct et indirect du projet ;
• Contribuer au processus d’évaluation, de capitalisation et de valorisation des activités, des contenus, des formations et du projet en général, à partir des outils spécifiques à l’Institut Panos Grands Lacs. La finalité de ce processus d’évaluation est la rédaction de l’étude d’impact du projet.

En terme de visibilité / communication / information

• Transmettre les informations requises au sein des membres du consortium ;
• Assurer la communication avec les partenaires médias et autres parties prenantes, notamment en veillant à la diffusion régulière et élargie de tous les documents produits dans le cadre de l’exécution du projet aux partenaires concernés ;
• Appuyer la capitalisation des expériences et le suivi de la gestion documentaire et du traitement des données au sein de l’IPGL et des principaux bénéficiaires du projet.

• Hiérarchie:

Il répond au Coordinateur régional. Il bénéficie d’un coaching dégressif du backstoppeur opérationnel et suivi-méthodologique. Les Chargé(e)s de mission relèvent de sa responsabilité.

• Compétences professionnelles et humaines requises:
• Connaissance et expérience professionnelles confirmées dans les domaines de la coopération internationale et, notamment, des actions Médias & Développement ;
• Compétences en gestion et conduite de projet : conception, rédaction, construction budgétaire, suivi/évaluation et reporting ;
• Esprit d’analyse stratégique et de synthèse ;
• Excellentes capacités rédactionnelles en français. La maîtrise de l’anglais (écrit et oral) ainsi que la connaissance des langues de la sous région sont des atouts ;
• Usage des outils informatiques courants (suite Office) et des réseaux sociaux ;
• Sens de la diplomatie pour œuvrer efficacement au cœur d’un domaine d’action sensible.

• Conditionsrequises :

– Avoir l’une des trois nationalités (Rwanda, Burundi, RDC) ;
– Avoir une formation supérieure, de niveau Master, dans un domaine pertinent pour la fonction ;
– Avoir une expérience avérée d’au moins cinq ans dans la gestion des programmes ou d’un poste similaire, de préférence dans les ONG internationales ;
– Avoir une bonne maitrise du paysage médiatique et institutionnel de la RDC, du Burundi et du Rwanda ;
– Avoir une grande capacité de travail, une bonne gestion du stress, des qualités d’organisation ;
– Etre capable de travailler de manière autonome et en équipe, y compris à distance ;
– Disposer d’un bon sens relationnel et des qualités d’écoute et d’animation d’équipe ;
– Disposer à voyager régulièrement dans les 3 pays concernés par le projet et au-delà si nécessaire.

• Zone géographique :
• Poste basé dans les bureaux d’IPGL de Bukavu et/ou de Kigali avec des déplacements nationaux, sous régionaux et internationaux fréquents.

RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

• Mission :

En collaboration très étroite avec le Coordinateur régional, le Responsable Administratif et Financier assure la gestion administrative, financière et logistique de l’association et de ses projets. Dans ces domaines, il aide aux prises de décision stratégique.

• Rôle :

Transversal :

–          Manager, animer et superviser la cellule financière, administrative et logistique d’IPGL ;

• Etre force de proposition dans les matières financières, administratives et logistiques ;
• Etre garant des procédures internes telles que stipulées dans le Manuel de procédures IPGL ;
• Etre garant des procédures externes telles que stipulées dans les Protocoles de partenariat signés avec les partenaires;
• Renforcer les compétences et, au besoin, assurer la formation de l’équipe admin-fin-log.

Sur les questions financières

–          Assurer le management comptable et financier d’IPGL et de ses projets : planification et prévision budgétaire, gestion du suivi budgétaire, procédure de révision budgétaire, consolidation des comptes, élaboration des rapports financiers
–          Garantir la bonne gestion des fonds et sa transparence au regard de la législation locale et des contrats ;
–          Superviser toutes les procédures budgétaires et comptables des différents bureaux de l’IPGL ;
–          Superviser toutes les procédures budgétaires et comptables des partenaires selon les protocoles ;

• Suivre en permanence la position de la trésorerie ;
• Participer à la préparation des Besoins en trésorerie (BET) et les valider ;
• Superviser et approuver les paiements, en relation avec le Coordinateur régional et le Responsable de programme ;
• Analyser la situation financière et fiscale et élaborer des stratégies en conséquence ;
• Rédiger les TdR d’audits et les préparer et être l’interlocuteur des auditeurs externes.

Sur les questions administratives

• Assurer le suivi strict du manuel de procédure
• Assurer le suivi des contrats de travail du personnel IPGL
• Assurer le suivi des protocoles de partenariats ;
• Assurer le suivi des contrats (baux de location, assurance, maintenance…)

Sur les questions logistiques

• Superviser les procédures d’achat de matériel (passation de marchés et processus d’achat)
• Gérer les inventaires, le parc informatique et le parc de véhicules ;

• Hiérarchie:

Il répond au Coordinateur régional. Il bénéficie d’un coaching dégressif du backstoppeur admin-fin. Les Comptables nationaux relèvent de sa responsabilité.

• Compétences professionnelles et humaines requises:
• Compétences avérées dans le domaine de l’administration, des finances et du contrôle de gestion ;
• Connaissance et expérience professionnelles confirmées dans les domaines de la coopération internationale est atout majeur ;
• Compétence dans la rédaction de rapports financiers, mise en place de projets et encadrement RH ;
• Avoir une expérience en audit est un atout ;
• Disposer de compétences juridiques dans le domaine des RH ;
• Compétences en gestion de RH et encadrement d’équipe ;
• Maîtriser parfaitement les logiciels Excell, SAGE et Word ;
• Compétences en gestion et conduite de projet de développement : conception, rédaction, construction budgétaire, suivi/évaluation et reporting ;
• Avoir un esprit d’analyse stratégique et de synthèse ;
• Excellentes capacités rédactionnelles en français. La maîtrise de l’anglais (écrit et oral) ainsi que la connaissance des langues de la sous région sont des atouts ;

• Conditionsrequises :
• Avoir l’une des trois nationalités (Rwanda, Burundi, RDC) ;
• Avoir une expérience d’au moins 7 ans dans la gestion admin-fin, de préférence dans les ONG internationales ; Avoir de très bonnes connaissances des exigences contractuelles et des procédures de reporting des bailleurs de fonds est un atout ;
• Faire preuve de bonnes capacités à travailler de manière autonome et en équipe, y compris avec des équipes à distance. Bonnes capacités de transmission des connaissances ;
• Disposer d’excellente capacité d’écoute dans un contexte multiculturel ;
• Disposer à voyager régulièrement dans les 3 pays concernés par le projet et au-delà si nécessaire.

• Zone géographique :

Poste basé au siège d’IPGL au Burundi avec des déplacements nationaux, sous régionaux et internationaux fréquents

Les candidatures féminines sont fortement encouragées

Le poste et sa durée sont à confirmer officiellement par le bailleur de fonds, en septembre 2016.

Comment postuler ?

Adressez votre dossier comprenant un (1) CV intégrant 3 contacts de référence, (2) une lettre de motivation intégrant votre point de vue sur les enjeux du projet , (3) les copies des diplômes obtenus ou autre document pouvant soutenir la candidature à l’adresse électronique suivante : [email protected] (Objet du mail : Nom + Prénom Candidature RAF).

La date limite de dépôt de candidatures est fixée au samedi 6 août 2016, à 17 h00.  Seuls les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s pour le test et le reste du processus de recrutement.

Fait à Bujumbura, le 22 juillet 2016.                                        Pour Panos Grands Lacs

                                                                                                                Cyprien NDIKUMANA – Directeur Général